Die GS-Office Produkte können leider nur mit einer Währung arbeiten. Dieses ist für die meisten unserer Kunden auch vollkommend ausreichend. Bei manchen Firmen mit internationaler Ausrichtung und Kundschaften auch ausserhalb der Eurozone, gibt es jedoch oftmals die Anforderungen auch Rechnungen in einer anderen Währung zu erstellen ( US-Dollar / Britische Pfund etc.. ).
Mit dieser Aufgabe ist SAGE GS mit eigenen Boardmitteln leider "fast" überfordert. 

Wir haben die Lösung !


In diesem Artikel zeige ich Ihnen Lösungsansätze wie Sie dieses Problem dennoch in den Grifff bekommen. Die von mir aufgezeigten Lösungen unterscheiden sich etwas, je nachdem welche GS Version ( Professional oder Quantum) sie im Einsatz haben. Quantum besitzt eine größere Anzahl von Freifeldern im Artikelstamm, darunter auch sogenannte Rechenfelder. Ich werde dieses Problem am Beispiel von Quantum vorstellen. Die Lösung lässt sich aber jederzeit mit einigen Formularschritten mehr auch in Professional umsetzen.

Hier unsere Lösungsansätze am Beispiel Dollar

Schritt 1 - Die Grundvereinbarungen

Wir verwenden im Artikelstamm ein Feld aus dem Tab <Freifelder> der ab sofort den aktuellen Dollarkurs aufnimmt. Das ausgewählte Feld nennen über die Funktion Stammdaten=>Vorgaben=>Artikelstammdaten=>Freifelder in Dollarkurs um. [Rechenfeld 1] wird zukünftig den aktuellen Dollarkurs beinhalten. Wie dieser Kurs befüllt wird, dazu etwas später.

Schritt 2 - Die Formularanpassung

Duplizieren sie sich Ihr Rechnungsformular und nennen es um in "DOLLARINVOICE". Als erstes werden wir die Zuordnung der Positionszeilen abändern.

  • Positionen.EP ( Artikeleinzelpreis ) wird durch Positionen.EP x Rechnenfeld (Formelfeld) ersetzt.
  • Positionen.GP ( Positionswert ) wird durch Positionen.GP x Rechenfeld (Formelfeld) ersetzt.

Als letztes wird dann noch das Summenfeld (GP) durch unser neues Formelfeld ersetzt. Durch diese Anpassungen sind nun alle Rechnugspositionswerte in Dollar dargestellt. Intern werden Sie natürlich weiterhin in Euro verwaltet. Da Rechnungen in nicht EU-Länder umsatzsteuerfrei sind, können wir die Anpassung dieser Ausgabefelder vernachlässigen.   

Schritt 3 - Den Kundenstamm anpassen.

Wir ändern bei den Kunden die Rechnungen per Dollar erhalten im Kundenstamm=>Formulare=>Rechnungen das Standardformular auf "DOLLARINVOICE" um, fertig. Ab nun kann jede Rechnung durch die Auswahl des entsprechenden Formulares in Dollarwährung des damals gültigen Kurses ausgedruckt werden.

Schritt 4 - Der Dollarkurs.

Bleibt noch die Frage, wie bekomme ich den Dollarkurs in den Artikelstamm ?

mit SAGE Boardmittel
Sage bietet die Möglichkeit in begrenzter Weise Massenupdates auf die Datenbank durchzuführen. Wenn Sie sich im Artikelstamm befinden können Sie undetr Bearbeiten=>Daten zuweisen=>Alle einzelne Felder mit einem neuen Wert überschreiben. Stellen Sie hierzu in dem von Ihnen für die Dollarumrechnung ausgewählte Feld den aktuellen Dollarkurs ein. Und führen Sie die Zuweisung aus.

  • Vorteile
    • Es entstehen Ihnen keinerlei zusätzliche Kosten wenn Sie diese Schritte selber ausführen können.
  • Nachteile
    • Sehr aufwendig, durch das manuelle Einstellen des Dollarkurses in den Artikelstamm.
    • Sie müssen den gültigen Dollarkurs vor der Erstellung der Rechnung eingestellt haben!
    • Ein nachträgliches Erstellen von Rechnunge ist nicht möglich.
    • Sie müssen den aktuellen Kurs jeweils vorher abfragen und aktualisieren.

Unsere automatisierte Lösung !

Unsere Lösung erledigt alle Schritte der manuellen Lösung für Sie automatisch!
Voraussetzung ist das Ihre Sage Software auf einer eigenen MySql Datenbank läuft.
Ein Schritt, den ich übrigens immer ausführen würde.
Wir oder auch Sie selbst installieren auf Ihrem Server unseren Java Runtimejob FXB_EZB, der dann täglich einmal vom Windows Jobscheduler aufgerufen wird. Mit dem unter ETL Tool Talend erstellten Job wird dann täglich ab 16:30 der letzte ofifzelle Wechselkurs vom Server der EZB (Europäschien Zentralbank) heruntergeladen und automatisch in den Artikelstamm Ihres Mandaten übertragen.  

  • Vorteile
    • Mit diesem Tool müssen Sie sich ab sofort keine weiteren Gedanken machen. Mit der Installierung unserer Tools wird jede Rechnung mit dem zum Rechnungsdatum aktuellen Dollarkurs verfüllt. Damit können Sie auch im nachhinein Rechnugen in Dollar ausstellen.
    • Sie müssen sich keine Gedanken mehr machen, ob Sie diese Rechnung eventuell doch noch in Dollar benötigen. Ein Ausdruck ist jederzeit möglich.
    • Alles läuft automatisch ab, nichts kann vergessen werden!
    • Keine manuelle Sonderaufgaben werden noch  benötigt. Sie sind immer auf der sicheren Seite.
  • Nachteile
    • Nichts ist (ganz) umsonst. Einige Euronen müssen Sie natürlich in die Hand nehmen um in diese Sicherheitszone zu geraten.

Was kostet mich das Ganze ?

Eigentlich kostet Ihnen das Ganze im Grundgedanken des OpenSources fast nichts!
Wir verrechnen Ihnen lediglich die Implementierungskosten (4 Stunden zu Ihrem Verrechnugssatz ) auf Ihrem System.